Задачи должны быть описаны и находиться в зоне доступа, чтобы всегда можно было посмотреть в них как в шпаргалку и следовать расписанию. Что делать, когда со всех сторон сыпятся дополнительные вопросы?
Если время позволяет и все запросы соответствуют текущим задачам, то они выполняются в текущем режиме, но иногда их становится слишком много, тогда надо учиться отказывать, откладывать или систематизировать работу с такими запросами.
Систематизируем работу. Пример:
Работа финансового менеджера расписана по дням, неделям и месяцам. Есть операции в клиент-банке — платежи, выписки, предоставление документов. В нормальном режиме сотрудник спокойно выполняет свою работу, периодически предоставляя информацию другим отделам по приходящим или отправленным платежам. В какой-то момент работы становится намного больше и запросы увеличились на столько, что сотрудник свои прямые обязанности начинает выполнять вне рабочего времени. Анализ рабочего дня показал, что разрозненные запросы забирают очень много времени. При неопытном взгляде можно было подумать, что сотрудник не справляется и нужен второй. Но нет. Нужна система.
1. В итоге сформировано и определенно время для осуществления исходящих платежей, по факту проведения все платежные поручения и информация об отправке собираются и отправляются заказчикам. Собранные в один промежуток времени одинаковые процессы сократили время работы.
2. Установлено время формирования и выгрузки выписок, что позволило совсем убрать разовые запросы и вопросы о приходящих платежах. Выписки делаются чаще, но системно и никто больше не спрашивает каждые 5 минут, что там пришло.
3. Сотрудники других отделов тоже уведомлены и ознакомлены с новыми правилами и своевременно получают информацию, когда это удобно обеим сторонам. Рабочий режим восстановлен, система работает.
