Сделать и научить.
Трата времени на саму систему это очень емко. Но не менее трудозатратно обучить с ней работать персонал. Чтобы механизм работал правильно и вообще использовался, необходимы инструкции.
Инструкции должны быть разработаны для каждого пользователя (по роли или должности) согласно функционала. Желательно с картинками и находиться в открытом доступе. В идеале они должны быть привязаны к самой системе, чтобы при любом вопросе можно было открыть инструкцию к конкретному инструменту. (например как знак вопроса в 1С)
Инструкция сокращает время обучения и не требует постоянного присутствия аналитика-тестировщика (или другого человека, кто внедряет в жизнь новые разработки)
Если никого не научить и не создать инструкций, то все пойдет не по плану. Часть людей не будет использовать программу совсем, другие будут допускать море ошибок и наделают неверных операций, которые придется потом исправлять. И главное, все сделают для себя вывод, что все не удобно и не работает и потом будут еще больше сопротивляться внедрению.
И самое главное — обязать использовать.
Если работа в новой программе не становится обязательной, то ее использование будет сведено к минимуму.
Как пример:
1. Задачи программиста должны ставиться в программе. Программист должен принимать их в работу и отражать конкретное время их выполнения. По результатам месяца формируется отчет по выполненным задачам и потраченным часам. Если доход обозначен в часах, то рассчитать его будет легко по отчету. Если в программе этого не отражать, считать придется вручную. Так лень постановки задачи выльется в ручной труд отслеживания выполнения, занятости и расчета оплаты. Так можно обязать заполнение всех задач в учетной системе, если не заполнили, то и основания нет платить.
2. Отдел продаж отражает все контакты звонки по задачам клиентам. Если они не будут отражать каждый контакт, то задача не будет закрыта. За незакрытые задачи можно назначит демотивацию. Чтобы приучить делать то, что надо. Слова типа «я записал в тетради, сейчас расскажу» можно сразу опускать. Основной посыл — вносить все в систему учета. Значит никаких тетрадок. Внесение данных по каждому клиенту, каждый звонок, все заказы, все образцы. Все собирается в одном месте. Это упрощает контроль работы по клиенту, передачу дел новому менеджеру. А главное руководство может не спрашивать что там и как. Все можно прочитать в системе.
Чтобы это работало, надо обязать заполнение. Не заполнил — не выполнил — не заработал.
3. Отдел HR тоже может стать частью CRM. Существуют программы для учета HR менеджеров. Они позволяют оцифровать поток собеседований. Видеть все причины не принятых, не пришедших. Подобные участки позволяют оценить занятость и качество выполнения работы.
Можно слышать, что им долго это заполнять, лень, некогда и тд. Но потом они приходят и говорят, сколько через них людей проходят, трудятся без перерыва. Давайте зп повышать. А основания? Где доказательства, что людей было много? а Много по каким причинам? Нет отчета — нет причины. Если озвучивать такой подход изначально, то появится мотивация вносить максимум данных, чтобы потом показать как они трудятся и достойны большего. Руководство получает статистику, имеет возможно анализировать данные. Поднять архив резюме из системы и видеть, если кандидат уже приходил.
