Важный момент любой встречи — это осведомленность руководства.
Часто директор или собственник может не иметь полного представления об оперативных делах, так как не участвует в них и не вникает в ежедневные вопросы. Это нормально и даже правильно.
Когда планируется встреча между высоким начальством, основной диалог будет проходить между ними, остальные как правило ждут своей очереди, когда им дадут слово. На встрече формируется иерархический подход говорящих. (Бывает конечно и не так, но культура общения предполагает соблюдение по-старшинству)
тогда директор должен полностью понимать тему встречи, что могут спросить, к чему могут предъявить претензии. Чтобы лицо директора не выглядело вопросительным, его необходимо подготовить, заранее предоставить всю информацию согласно темы встречи. Отправить почтой и распечатать данные, чтобы они были всегда под рукой. Озвучить все возможные острые углы, подготовить по вероятным сценариям.
Следить за беседой. Если на встрече возникает ситуация, когда требуется помощь директору, предложить ответить за него или тихо предоставить ему информацию. Каждая ситуация может быть индивидуальной. Могут спросить напрямую исполнителей, могут попросить предоставить дополнительную информацию. Хуже, когда директор начинает отвечать то, что не является истиной, лишь бы дать ответ. Тогда его нужно «спасать». Попросить слово и разъяснить необходимые моменты.
Задача руководителя отдела в этом — сохранить авторитет своего руководства. Чем уверенней будет себя чувствовать директор, тем выше доверие к руководителю отдела. Ведь его подготовка целиком зависит от того, что ему предоставили.
