Даже если кажется, что сотрудник молодец и сам все ведет.
Даже если видны результаты его работы, надо проверять как он ее выполняет, уточнять методы, сроки. Самостоятельность — это классно, но она может оказаться не полной, если заглянуть в глубь.
Со временем сотрудники забывают часть работы и начинают делать ее по-другому. Поэтому она должна быть описана четким перечнем, чтобы проверять ее можно было по пунктам.
При смене кадров, передаче дел, часть функционала и методы работы могут быть переданы не точно, а то и вообще забыты. Чтобы этого не происходило, должны быть инструкции, описаны операции.
При замене, подмене и отсутствии постоянного работника такие инструкции помогают не упустить обязанности, которые можно передать другим, пока нет основного исполнителя.
И даже совсем опытным сотрудникам нельзя доверять работу без проверки. Людям свойственно ошибаться, а когда проверяющих нет, тем более. Человек может встать не с той ноги и просто сделать что-то нелогичное. Потом может даже не вспомнить, почему так было сделано.
Вчера я столкнулась с одной проблемкой, расскажу ее…
Но сначала предыстория: Из-за введения в работу новых сотрудников в компании, многие допускают большое количество ошибок при работе с программой учета. Исправляет обычно эти ошибки сотрудник фин отдела. Отдел в этом аспекте работает как контролирующий орган, проверяет правильность внесения информации, исправляет ее для правильного закрытия отчетности, при необходимости проводит консультации и обучение пользователей, вносящих данные на участках. Важной задачей является определить причину ошибок и минимизировать рецидив ее возникновения.
Так вот уже много лет назад были созданы инструменты для проверки. Они были сделаны для того, чтобы ошибки можно было находить и исправлять было легко и быстро! Надо было всё отловить, разработать, описать, поставить контроль, ограничения доступа, проведения неправильных документов, чтобы не допускать возможности массовых ошибок. Каждого нового сотрудника отдела я обучала работать с этим инструментом, чтобы не тратить время на ручной поиск, не сидеть в таблицах Excel и уж тем более не копаться в куче документов в ведомостях и регистрах. Так что работа занимала пару часов в месяц.
Прошли годы. Сотрудники менялись. Руководитель фин отдела первое время тщательно проверял этот участок, внося оперативные изменения, проверяя и контролируя.
Но потом работа стала самостоятельной у тех лиц, которым эти участки вменили. Недостаток свободного времени у руководителя, нежелание вспоминать, что там и как работает, привели к той самой проблемке 👇:
Инструменты контроля не работают. Люди, не понимая часть его функционала вместо того, чтобы спросить как это должно быть, просто его не полностью и не правильно использовали. В итоге инструмент не работает как надо, чтобы найти ошибки, надо глазками искать проблему и смотреть каждый документ. 😱 Часть контроля перешла программисту, который вставая не с той ноги, делает кучу глупостей, еще больше создавая проблем.
На мой вопрос, почему не работает, ответ был такой: Этим занималась сначала одна девочка (хорошая и умная), потом другая (тоже хорошо работала), вот их и не проверяли. Эти участки они вели сами. Наворотили, утонули в этой работе, превратив ее в ежедневный многочасовой труд и ушли. Программист, альтруист, перетащил на себя часть работы. Но так как он не является проверяющим, а лишь программистом и администратором базы, он просто помогал людям совершать те действия, которые нельзя совершать. В итоге все работает через одно место.
Вывод был описан в первом сообщении. Даже опытный сотрудник может ошибаться. Должен быть проверяющий! Должны быть инструкции! Нельзя не находить время на проверку работы, потому что потом придется найти время на исправление ошибок. А это порой дольше и сложней.
