Работа руководителя — это решения организационных вопросов. Они возникают каждый день, разнообразят рабочий день разными задачами как плановыми так и внеплановыми.
Увольнения, повышения, конфликты, форс-мажоры, незапланированные переговоры, различные предложения и изменения каждый день прилетают для оперативного решения. При этом все это не отменяет ежедневные задачи, которые надо решить с учетом добавленных факторов.
Как со всем этим управиться? С чего начать? Руководитель как никто другой должен уметь расставлять приоритеты, чтобы не утонуть в «чужих» задачах. Почему в чужих? Потому что у каждого изначально есть свой план на период, но он в процессе дополняется новыми вопросами, прилетающими извне. Если всегда их ставить в приоритет, то что станет с изначальным планом? Конечно он сдвинется. Правильно ли это? И как не забыть о том, что вы собирались сделать, пока к вам не прибежали все те, у кого еще такой же список своих срочных задач.
Планирование и приоритеты — как один из аспектов порядка и соблюдения сроков.
- Надо уметь отправлять «на подумать».
Большинство людей привыкли бежать к руководителю по каждому вопросу. Как только возникает ситуация, где надо подумать и принять решение, персонал, не задумываясь, бежит озвучивать его начальнику. А тот, в свою очередь, не задумываясь, его решает. Тут сразу два минуса. 1 — персонал не думает 2 — руководитель не дает им подумать. В итоге все привыкают отвлекать руководство от своих дел и занимают рабочее время вопросами, которые часто могут решить сами. Чтобы не приучать к такому процессу, надо учиться отправлять думать. Иногда достаточно ограничить свободу подхода. Закрыть дверь и заняться своими делами. Часто, будучи на встрече, можно не ответить на телефонный звонок или смс, позже перезвонить, а потом услышать ответ, что все уже решили сами. Это говорит о том, что все могут большинство вопросов решить сами, главное им в этом не мешать.2. Ваш план — ваша цель. Цель на день (или другой срок) должна быть описана в списке задач. Необходимо помечать срочные задачи и не забывать о собственных приоритетах.
Важно иметь привычку сдавать задачи вовремя. Приучить себя к порядку возможно только самостоятельно. Не важно, позволяет ли вам ваше руководство переносить сроки, важно как ВЫ к этому относитесь. Оправдать себя в переносе сроков тем, что вас отвлекали, значит признать собственную неорганизованность. Подписываться под сроком необходимо осознанно и стремиться к этому. Вы подаете пример сотрудникам, значит сами должны стать этим примером и требовать с себя.3. Вечно бегающих сотрудников с вопросами надо посадить на место. Выделить им часы приема. Это кстати, очень интересная категория граждан. Мы ее отдельно рассмотрим.
4. Принимая новые задачи, оценивайте сроки и силы сразу. Руководитель обязан уметь оценивать свои возможности. Лучше на начальном этапе поставить большой срок, чем потом объяснять причины неисполнения. Если сразу оценить срок сложно, воздержитесь, опишите задачу по этапам, потом вернитесь с ответом.
Сотрудники-побегунчики. Вчера обещала про них написать, вот излагаю.
Это граждане, которые постоянно бегают с вопросами по любому поводу. Что бы ни происходило, они не терпят отлагательств и молниеносно приходят с каждой мелочью.
Как это отражается на их работе? Достаточно посчитать время, которое они тратят на дорогу к своему «справочнику».
Если при этом учесть, что большинство вопросов должны были решиться самостоятельно, без привлечения к этому своего руководителя, то становится понятно, что этот человек создает видимость работы.
Можно так целый день ходить, делать вид, что он в суете и сильно занят, но потом половина дел уходит на следующий день и так до бесконечности. При этом вид будет как у кобылы, на которой весь день пахали. Уверенный в себе работник, который всегда перед глазами маячит, явно работая. 🫏🥴
Другая сторона — руководитель. Тоже страдает от такого подхода. Невозможность сосредоточиться на своем процессе, регулярные отвлечения. Такие вопросы могут приводить порой к тому, что можно вообще забыть, чем занимался до приходов своего сотрудника и вовсе уйти в его работу, погружаясь вместо него в текущие дела. Постоянное вмешательство в рабочую обстановку приводит к торможению скорости и снижению внимательности.
Если при этом еще отвечать на вопросы, которые сотрудник должен уже знать наизусть, то время уходит на одинаковые ответы, выполнение чужих обязанностей. Фактически руководитель, получая зарплату руководителя, работает за своего сотрудника.
Таким образом беда складывается для обеих сторон. Можно еще представить, что будет, если таких будет много 😬Но это плохо и в целом для компании, ведь расходы на содержание несет компания, процессы замедляются, персонал деградирует.
Что с такими делать?
1. Нормировать приходы.
Определить часы, которые сотруднику отводятся для решения текущих вопросов. Выделять ему ровно столько времени, сколько определите сами. Если час, значит час. Не выходите за обозначенный лимит, иначе рабочий день превратится в болтовню.
Сотрудник к назначенному часу должен составить список своих проблем, чтобы разом все обсудить и продолжить работу. Например, это будет последний час в конце дня, так чтобы все, что накопилось за день можно было решить в конце. Или выделите по по часа 2 раза в день. Главное, чтобы было расписание.
2. Не отвечайте на все вопросы. Задайте встречные вопросы, чтобы сотрудник подумал сам. Отправьте его подумать. Дайте четко понять, что в списке его бесконечных тем присутствуют одни и те же и он сам должен знать, что и как делать. Отфильтруйте элементарные вопросы, которые входят в должностные обязанности и компетенции подчиненного. Необходимо твердо обозначить, что по таким пунктам не надо отвлекать начальство, иначе это может стать признаком замены.
Вопросы сократятся.
3. Оградите себя от посещения и звонков. Закрытая дверь, телефон без ответа на некоторое время станут сигналом, что к вам не попасть. Если сотрудник нашел решение, продолжил работать, то есть шанс, что он продолжит решать свои задачи самостоятельно. Если будет сидеть и ждать, ничего при этом не делая, это признак на замену. То есть мало того, что он не хочет думать и тратит свое и ваше время, создает видимость работы постоянными хождениями и звонками руководству, так и в ситуации, когда пришлось бы решать самому, он предпочел ничего не делать. То есть мозг совсем не работает. 🙌 Без грусти прощаемся с такими.
4. Дело индивидуальное, но важно понять суть побегушек. Если работа побегунчика подразумевает совместную работу, то достаточно просто пункта 1. Например он может приходить, чтобы подписать документ у руководителя или оценить какую-то работу, например утвердить макеты, проверить отчеты, согласовать покупки и тд. Тут ограничение по графику должно быть достаточно, чтобы систематизировать рабочий день.
Но если это действительно текущие вопросы, которые касаются прямых обязанностей, то следует провести проверку компетенций, знаний. Если сотрудник давно вышел с испытательного срока, но не обучился, возможно ему не хватает системного обучения или здорового пинка.
