Руководитель одного направления может быть компетентным в вопросах своей деятельности. Но он не может и не должен принимать решения в темах, которые затрагивают другие участки работы без согласования или совета профильного специалиста.
Так, например, отвечая на вопросы о бухгалтерской документации, необходимо транслировать их бухгалтеру, а юридические — юристу. Отвечая на вопросы о сроках получения товаров — в отдел снабжения или закупок и тд. Почему, скажете вы, если я знаю как правильно, я могу и сам ответить. В теории, да. Люди бывают с широкими знаниями, накопленными опытом или образованием, они в состоянии ответить на вопросы не только по своей специализации, но и немного шире. Но такое встречается не часто. А главное, не все успевают следить за изменениями законодательства, а так же могут элементарно не обладать оперативной информацией.
Часто происходит так, что руководителю поступает вопрос от клиента, поставщика, сотрудника, а тот не знает на 100%, но опираясь на собственную «догадку», совершает какие-то действия и принимает решение. А они могут быть ошибочными и даже критичными.
Расскажу пример как не надо делать 👇:
Поступает претензия от контрагента на качество проданного товара.
Менеджер сообщает об этом своему руководителю. Тот, в свою очередь, опираясь на схожие ситуации, принимает решение и не доводит сведения до юриста или директора. Но каждый случай уникален, есть множество законодательных нюансов, которые надо учитывать прежде, чем продолжать отвечать на претензии клиента.
Так менеджер продолжает переписку с клиентом, отказывая в удовлетворении претензии, считая ее необоснованной, но дает такие ответы, которые при его формулировке свидетельствуют против компании. Попав в тупик, дело доходит до юридической службы, но ситуация уже усложнена предисторией. Клиент, идет в суд и выигрывает его. И только потому, что ответы были не согласованы с профильным специалистом.
Если бы своевременно подключили юрисконсульта, то таких ситуаций можно было избежать.
Другой пример:
Клиент обращается с просьбой купить товар, не хочет заключать договор, просит оферту или просто счет. Менеджер знает, что договор можно подписывать дольше, чем требуется, если например нет подписанта на месте. Просит своего руководителя разрешить отгрузку без договора, а тот разрешает. Руководитель не понимает важности подписания документа. Он вообще относится к этому как к бюрократии. Совершают отгрузку по оплаченному счету. Но потом поступает претензия от покупателя. Компании приходится руководствоваться общими законодательными актами в защите, хотя в договоре прописаны условия, защищающие интересы компании. Но ради спешки сотрудники это обходят. И руководитель, который не обладает знаниями юрисконсульта это поддерживает, что создает проблемы для организации.
Так незнание законов, а так же нежелание их знать, может привести к материальным потерям компании. И главное, руководитель своими действиями подает пример своим сотрудникам. Дискредитируя поставленную систему перед своими подчиненными, руководитель подводит организацию по риски.
Так точно не надо делать. Если в компании существуют правила, их необходимо соблюдать. Если вы не до конца понимаете, зачем они нужны, лучше лишний раз задать вопрос директору или тому специалисту, который их разработал, чтобы лучше понимать для каких целей они созданы. Сопротивление законам компании ведет к последствиям, которые приносят материальный и репутационный ущерб.
