Бываю такие сотрудники — многофункциональные. Им можно поручить любое задание. Можно даже не давать никаких заданий, они их сами себе найдут. Разносторонне развитые люди, которые не ограничивают свой функционал должностной инструкцией. Иногда кажется, что им интересно делать все. И это все не вызывает у них никакого отторжения.
Такие персонажи часто являются ценными кадрами, особенно, когда компания маленькая и работы не так много, чтобы нанимать несколько людей. Кроме этого, они бывают крайне полезными в качестве личного помощника руководителя/директора. Когда надо выполнять много различных операций в разных областях. Так рождаются незаменимые сотрудники, которые как мини компьютер решают множество разных задач.
Когда такие появляются в команде, становится легче работать. Нет проблемы попросить сделать что угодно, что не обсуждалось при приеме на работу. Человек делает все, лишь бы не остановить деятельность, закрывая собой все дыры в кадрах. Хорошо ли это? Определенно, да! Это редкие и ценные кадры, которые вытаскивают в любой ситуации.
Но они же несут в себе высокий риск незаменимости. Ведь найти сотрудника, который должен делать все подряд очень сложно. Мало кто может быть одновременно и «менеджером и бухгалтером, немножко по закупкам, немного по продажам, вести делопроизводство, самому доставлять документы, вести проект и заодно решать вопросы с интернетом в офисе». Но это не значит, что так делать не надо. Важно вовремя переформатировать работу, не забыть о мотивации незаменимых, Об этом расскажу сегодня 👇
✅ Профилирование работы.
Что это значит? Любая работа имеет свое название, предполагает должность и функционал, требование к личным качествам, образованию, опыту. Обязанности незаменимых важно периодически оцифровывать, приводя в формализованный перечень, с пониманием должностей, которые он в одном лице заменяет.
1. Запишите все функции в столбик, а рядом укажите профиль сотрудника, который ее должен выполнять.
Например:
Закупка товаров — менеджер по снабжению
Прием входящих звонков — оператор
формирование первичных документов — бухгалтер
и т.д.
Сгруппируйте этот список по по профилю. Сформируется список функций, которые покажут, что выполняет сотрудник и кто может его в последствии заменить. В какую область смещены его операции. Что уже набирает готовый функционал, а что является разовыми операциями.
Дополните его личными качествами и требованиями по образованию, навыкам.
2. Обсудите перечень с сотрудником. Какой функционал ему ближе, что больше нравится. Какую позицию он видит для себя в развитии? Это важно, чтобы искать дополнительный персонал на тот функционал, который ваш незаменимый готов легко отдать новому человеку.
3. Когда сотрудник начинает переполнять свой рабочий день и не успевать, важно оперативно подобрать ему помощь. Воспользуйтесь списком функций и профилей. Делить важно по профилю. Так легче искать новых людей, они будут обладать целевыми качествами. Например, если у сотрудника стало много работы с документами, а сам он хочет развиваться как менеджер проекта, подберите ему бухгалтера. Вам кажется, что работы мало? Это временно. Возьмите человека с опытом, вы поймете, что не делали много нужной работы. тк человек без опыта не может знать всех тонкостей этой профессии. Если работы уже есть на 40% рабочего времени, значит уже пора. Можете начать с частичной занятости, чтобы сэкономить бюджет. Дальше дело пойдет само.
Иногда это можно делать сильно заранее. Лучше 2 человека будут не сильно загружены, чем один, который может неожиданно заболеть, или уйдет в отпуск и работа встанет.
Так, формируя список обязанностей, вы будете расчищать рабочий функционал своего многорукого сотрудника, формируя конкретные должности, которые он на стадии зарождения развивает, а затем отдает. Это позволит легче найти персонал, снизить риск зависимости, замены на период отсутствия работника и срыва бизнес процессов.
Мотивация.
Любой человек, отдающий много, ожидает соответствующей платы. Не всегда она сразу материальная. Формируя список обязанностей, и вы и ваш сотрудник поймете, как много он в себе несет. О своей незаменимости он тоже знает. Когда человек выполняет множество функций, он может знать бизнес процесс целиком, что позволяет ему горизонтально развивать свои навыки, глубоко понимать суть каждой операции. Это задатки на карьерный рост.
Создавая должности из своего функционала, сотрудник может стать куратором для каждого новичка, а может просто отдать это в другой отдел, если ему эта работа не покажется интересной.
1. Мотивация — это доверие. Доверять и позволять самостоятельно выполнять широкий спектр обязанностей, развиваться и обучаться. Обучать новых людей, быть в курсе планов компании.
2. Мотивация — обучение. Развивать навыки, оплачивать дополнительное образование. Вкладывать в сотрудника знания для дальнейшего роста.
3. Мотивация — оплата. Даже если еще некуда расти, сотрудник должен получать достойную плату за свое вложение. Иначе со временем он может выгореть.
4. Мотивация — профилирование, поиск персонала. Важный этап, который описан выше. Чтобы сотрудник чувствовал результаты и мог расти, необходимо своевременно ему подбирать помощь. Иначе появится усталость, ощущение безвыходности, выгорание от отсутствия замены.
5. Мотивация — карьерный рост. Будучи в основе многих направлений, сотрудник как никто другой осознает как это зарождалось и к чему движется. Если у человека есть амбиции на вертикальный рост, их важно не упускать.
6. Мотивация — благодарность. Иногда слова играют большую роль. Получая обратную вязь за свою работу, сотрудники стараются оправдать отношение и доверие. Им важно понимать, что они движутся в правильном направлении и их ценят.
Почему надо искать новых людей, а не просто поднимать оплату тому самому единственному?
Что если сотрудник говорит, я все сделаю сам за бОльшие деньги?
Что если он обещает не ходить в отпуск и готов в больничный работать на удаленке?
Что делать, когда кажется, что доплатить «10ку»сверху это выгодней, чем найти полноценного работника?
Это капкан. Один в поле не воин. Любые форс-мажоры быстро покажут почему так нельзя делать. Можно доплачивать сколько угодно, пока не образуется сильный перегруз и ваш незаменимый перестанет успевать работать. От зависимости одного человека будут страдать процессы. Чем больше их будет, тем сложней будет найти время на поиск и обучение нового сотрудника. Вы будете отодвигать это все дальше, закапывая его в текучку. При этом роста уже не будет. Он просто будет черпать воду лопатой из тонущей лодки.
Лучше заранее подстелить и переплатить второму, тем самым вкладывая средства в качество работы каждого.
Такой подход — это мотивация для многозадачных незаменимых сотрудников. Главное, чтобы обе стороны понимали зачем это делается и проговаривали между собой. Минусом будет, если незаменимый сотрудник будет продолжать держать все на себе. Это кстати, очень интересная тема.
