Очень просто. Для этого надо не общаться с теми, кто с этим будет работать и отрицать неудобство.
Вчера наблюдала результаты внедрения планшетов в отделе ОТК. Вместо компьютеров, которые стояли на столах, работникам инспекционных машин решили создать планшеты с быстрыми интерфейсами, чтобы им не приходилось покидать рабочие машины и сидеть за компьютером. В планшете можно оперативно вносить данные, без отвлечения от процесса. Казалось бы, классная идея! Закрепили их уже месяц назад, но вдруг выясняется, что они по прежнему используют компьютер, который им оставили на первое время. В чем же причина?
Все очень просто. Их смонтировали высоко, девочки, работающие на оборудовании должны поднимать руку выше своей головы, чтобы внести данные в планшет. При постоянной работе руками, уже к середине смены их руки так высоко устают подниматься.
Место монтажа лично осматривал программист с тех службой (мужчины ростом выше 180см), считая его максимально удобным. Они просто не подумали спросить, будет ли комфортно рабочим. Обратную связь они отрицают, считая, что рабочие просто не хотят. Как результат, это не используется. После моего осмотра, все перевесят ниже. Не хватало, видимо, слова объективного человека.
Это частный случай. Но из него можно вынести важный урок.
При любом внедрении новой системы (регламента, приложения, правил движения, системы учета), надо получать на этапе формирования мнение специалистов, для которых это делается. Следить за текущим процессом, чтобы своими глазами увидеть как устроена работа. Прямое участие в процессах еще лучше показывает недочеты и слабые стороны.
При внедрении необходимо выделить несколько дней, чтобы следить за ходом использования. Оперативно получать обратную связь и анализировать ее на месте.
Да, возможно сотрудники будут противостоять новому, стараться убедить в том, что было все хорошо и ничего не надо менять. В этих ситуациях важно на личном примере и участии показать как будет работать новое, чтобы его испытали, а уже потом могли на сравнении высказать свое мнение. Но и реальные недочеты видеть и их исправлять, не настаивая на своем, где это не уместно.
Почему важно быть там?
Я испытала на своем опыте не раз.
Внедрение штрих кодирования на складе, системы в 1С на производстве, перемещения товаров на складе, в ОТК и производстве. Обучение инвентаризации при помощи ТСД. Обработки для автоматизации некоторых отделов, где принимаются заявки и их исполняют, например отдел печати или создание образцов. Автоматизированные инструменты для бюджетирования, планирования, закупок. Все подразделения ранее работали через письма или с бумажными носителями. Чтобы их обучить новому и описать удобные механизмы, нужно было следить за работой и описывать ее изнутри, затем учить использовать и на местах понимать где удобно, а что надо поменять.
Прямое участие и помощь сотрудникам позволяют заслужить доверительное отношение коллектива. Каждый сотрудник понимает, что их руководство знает их участки, проходил с ними этапы изменений. Открыто говорят о проблемных зонах, легко поддаются новому, потому что уверены, что их не бросят в омут решать проблемы самостоятельно. И в любых сложных ситуациях отзывчивы и готовы помочь.
Конечно, на моем месте должен был быть аналитик-тестировщик. Если он в штате есть, то это будет его прямой обязанностью. Но у нас его не было, а мне было самой интересно и важно автоматизировать и внедрять. Главное, чтобы такой человек был, который донесет идею руководства до исполнителей и качественно ее воплотит в жизнь.
