Кто хоть раз в жизни подписывал бумаги не глядя? Подпишите тут и тут, если хотите, прочитайте. И даже трудовой договор — не исключение. Должностная инструкция — скорей свод общих фраз, в которых стараются описать функционал нанимаемых сотрудников. Если вообще они существуют.
Проходит время, когда вдруг руководитель понимает, что сотрудник не делает половины работы, которую от него ждут. И мало кто в этот момент думает, что сотрудник спросит, а написано ли у него это в инструкции? Он вообще на это подписывался? И после прочтения оказывается, что там и половины нужного нет. А все потому, что ее составили несколько лет назад и с тех пор не меняли. 🫣 Ну как так? Да очень просто. Разрыв между кадрами и реальными работами большой. В работе происходят постоянные перемены и изменения. Как функций, так и структуры. И обязанности, которые были актуальны 5 лет назад уже давно распределились между ролями, добавились новые. И все рассчитано только на договоренность и на то, чему научит руководство. Кто-то радостно делает все, что добавляется в процессе, а кто-то живет тем старым набором, который вспомнился утром после выходных.
Мы не будем говорить о тех случаях, когда сотрудники тыкают в ДИ и говорят ,что другого делать не будут.
Мы будем говорить о ситуации, когда сотрудник не знает, что он должен делать и это нигде не написано.
Взяли на работу, что-то показали, что-то рассказали. Где-то дали инструкции, а потом все закрутилось. Спустя время вопрос, а почему сотрудник не делает часть работ? А он не знал, что должен это делать. А где это написано? — Нигде. Говорили, но он забыл? Получается, что рано или поздно мы все равно возвращаемся к документам. Без подписанных бумаг и претензии быть не может.
Интересный опыт — дать сотруднику самому описать свой функционал. При чем не только линейному, но и руководителю любого уровня. Чем полезна такая работа?
Это формализация собственных действий и обязанностей. Часто в голове у людей нет структурированного перечня и от этого они забывают выполнять ту или иную работу. Просто потому, что это нигде не описано. Когда сам человек начинает описывать свои обязанности, он вспоминает что делает, что делал, что должен делать.
Не спускайте эту работу в трубу. Допишите пока свежо. Заполните пробелы, структурируйте и отдайте в кадры. Сделайте из этого рабочий инструмент, который позволит руководителю проверять сотрудника. А сотруднику поможет не забывать об обязанностях.
Из ДИ в РИ.
Должностная инструкция это общий перечень обязанностей, который может обобщать работу в целом. Из нее полезно делать рабочую инструкцию. Рабочая инструкция содержит детальный перечень работ и инструкции по выполнению.
И если ДИ может не долго меняться, то РИ можно дополнять, если способы выполнения поменялись, если изменился сам процесс.
Например, сотрудник по ДИ должен продавать товар, общаться клиентами, расширять базу.
По РИ будет описано с кем согласовать договор, куда его отправить. В какую систему загрузить данные и как совершить отгрузку, какая очередность этапов и кто в этом участвует. Какие документы нужно получить, где это будет отражено.
Такие инструкции полезны новичкам, они хорошо спасают при изменении процессов. Всегда удобно, когда есть куда посмотреть. Кроме этого, это спасает руководителя от постоянных вопросов, что и как делать. Достаточно один раз описать и выложить в доступное место, где каждый сможет прочитать то, что ему нужно. Руководитель свободен от вопросов, все работают по правилам.
Где ж на это время взять? Посчитайте сколько времени вы тратите на обучение и ответы на одни и те же вопросы. Один раз выделите это же время для составления рабочего инструмента.
